Dès lors qu’un document peut être, à postériori, demandé par une instance ou une personne extérieure ou a besoin d’être consulté, il semble évident qu’il doit être conservé. C’est notamment pour cela que les entreprises dédient généralement une salle ou un endroit pour le stockage de leurs archives. Mais en fonction des documents, la durée de conservation peut varier dans le temps. Qu’en est-il des documents comptables ?
Documents comptables dans les archives : combien de temps les garder ?
La loi fait la distinction entre les pièces comptables, les documents sociaux mais aussi les documents fiscaux.
Les livres et les registres comptables doivent faire l’objet d’une conservation pendant 10 ans, ainsi que tous les justificatifs qui y correspondent. C’est aussi le cas des papiers ou documents numériques relatifs aux impôts sur le revenu, sur les sociétés, les BIC et BNC, la cotisation foncière des entreprises, la TVA ou encore la CVAE (valeur ajoutée des entreprises).
C’est la même durée de stockage pour les bilans et comptes de résultat. Par contre, les feuilles de présence, les rapports des conseils d’administrations, quant à eux ne seront gardés que 3 ans.
Pour ne pas crouler sous la paperasse et s’encombrer de documents inutiles, le chef d’entreprise devrait procéder régulièrement à un récolement de ses archives d’entreprise ; c’est-à-dire à un tri, pour ne conserver que les documents qui sont encore en cours de validité.
Faute de temps, mais aussi de connaissances en la matière, bon nombre d’entre eux jettent des archives importantes. Ils s’exposent pourtant à des sanctions financières pouvant aller jusqu’à 10 000 euros.
Comment savoir quels documents comptables sont à conserver ?
Il existe sur Internet des listes pouvant aider les entrepreneurs à savoir quels documents conserver et pendant combien de temps. Mais tout n’est quelquefois pas très clair et il est souvent difficile de distinguer les documents entre eux.
Factures, devis, prévisionnels : tout cela, par manque de temps, peut s’amonceler sur un coin de bureau ou une boite d’archives, sans distinction.
Externaliser sa comptabilité, son volet social ou encore sa fiscalité à un cabinet d’expertise comptable peut permettre de remédier à ce problème. Pour travailler, ces professionnels ont besoin de s’appuyer sur les documents de l’entreprise. Une fois que cela est fait, ils sont forcément classés. Pour l’entrepreneur, passer par un prestataire extérieur est le meilleur moyen de répondre à ses obligations en temps et en heure.
Les documents n’ont plus qu’à être rangés dans une pièce spécifique si l’entité est grande ou dans une armoire.
L’expert-comptable peut être consulté dans d’autres situations : changement de statut juridique (et rédaction de ces statuts), question sur le patrimoine ou les revenus, amortissement du matériel, développement, demande de prêt personnel.
Rompu à ces différentes tâches, l’expert-comptable peut rapidement devenir un interlocuteur privilégié pour le chef d’entreprise qui ne doit pas rester seul face à ses difficultés. Il est bon de noter qu’un cabinet d’expertise comptable, peut être vu en amont d’une création pour aider à choisir le meilleur statut en fonction de l’activité et de la situation personnelle.
